Secretaria

Departamento Administrativo

Integrantes:

maira Diaconisa Maíra Cruz (Secretária)


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O Papel da Secretaria na Igreja Evangélica

A Secretaria é um importante órgão da igreja, é o coração e o centro nervoso das deliberações e dos caminhos trilhados pela instituição, as maiores e mais importantes decisões devem ser tomadas em conjunto com a Secretaria e as rotinas necessárias para o encaminhamento das decisões devem ser implementadas no âmbito deste departamento.

Este departamento tem papel fundamental na condução das atividades da Igreja Evangélica, é o Estatuto da Instituição que cria e determina as responsabilidade e obrigações da Secretaria.

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O Secretário da Igreja

Podemos afirmar, sem medo de errar, que o crescimento ou a estagnação das igrejas depende muito da habilidade e das atitudes de um bom Secretário, feliz e vitorioso é o Pastor ou Dirigente de uma igreja que tem ao seu lado um auxiliar que reúna as condições essenciais de um bom Secretário.

Hoje vivemos tempos modernos, a geração atual é diferente da geração anterior, há tempos atrás ao precisarmos contatar determinado membro ou liderança da igreja, o único caminho era o telefone fixo, caso se pudesse contar com esse luxo, ou mandar recado, agora todos tem celular, smartphones ou tablets, nem é preciso ligar, basta mandar uma mensagem ou deixar um recado nas diversas redes sociais.

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Ainda neste paradoxo, em tempos nem tão remotos, para redigir um documento, uma carta, um memorando era necessário recorrer a boa e velha máquina de escrever, vamos mais longe ainda, eram poucos os que sabiam a arte da datilografia. E transações bancárias?

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Só pessoalmente, era necessário enfrentar filas, não existiam caixa eletrônicos nem a possibilidade de efetuar pagamentos ou transferências sem passar pela agência bancária.

Porque estamos falando isso? Adentramos neste assunto exatamente para detalhar os conhecimentos e as qualidades que deve possuir um bom Secretário. Em sentido figurado, ao escolhermos um homem ou mulher que queira se dedicar à secretaria da igreja, devemos “deixar de lado a máquina de escrever”, neste sentido o Secretário da Igreja deve:

  • Ter aptidão moral;
  • Ser organizado;
  • Ter boa redação e escrever com facilidade;
  • Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja;
  • Deve ser zeloso no trato das coisas da Igreja;
  • Estar antenado com a tecnologia, informática e os avanços da comunicação; entre outros.

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Atribuições da Secretaria e Consequentemente do Secretário

Em sentido geral, é o Estatuto da Igreja que define formalmente as atribuições do Secretário, entretanto, listamos abaixo genericamente as principais funções que devem ser executadas no âmbito da Secretaria da Igreja:

  • Redigir e fazer o registro no cartório de todas as atas da igreja;
  • Cuidar da correspondência;
  • Zelar pelo registro da membresia, atualizar as fichas com batismos, casamentos, inatividade e outras situações;
  • Preparar a agenda anual da igreja, boletins, informativos e publicações;
  • Cuidar dos arquivos da igreja, fichas de membros, documentação legal, cartas e correspondências em geral;
  • Emitir a credencial da membresia, caso a igreja faça uso;
  • Enviar cartas de aniversário para os membros da igreja;
  • Felicitar a igreja, seus departamentos e outras igrejas ou instituições por festividades, eventos ou comemorações especiais;
  • Preparar as cartas de transferências e enviá-las a quem de direito;
  • Receber e acompanhar os novos convertidos, providenciando-lhes as fichas de registro;
  • Fazer o devido registro e cuidar dos bens da igreja;
  • Preparar as rotinas para os batismos;
  • Emitir certificados de apresentação, casamento, batismos, etc.

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Todas estas tarefas são necessárias para o funcionamento da igreja, é muito importante que o próprio secretário estabeleça uma rotina dentro do seu tempo para realizá-las, igrejas maiores, se possível, devem ter funcionários remunerados para auxiliar o Secretário na conclusão dos seus trabalhos, principalmente as rotinas mais repetitivas.

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É sabido que muitas pessoas tem vontade, tem ideias, tem sugestões para melhorar e alavancar o crescimento da igreja e as vezes por não possuir maiores conhecimentos se retrai e as vezes até se distancia da liderança da igreja para não ter que enfrentar uma provável indicação. Com isso todos perdem, a igreja por ser um órgão coletivo, não tem dono, ela é de todos e todos devem colaborar de alguma forma.

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O medo que algumas pessoas têm de assumir de fato uma função sempre tem uma explicação plausível, uns por não terem tempo, outros por não ter ou achar que não possuem os conhecimentos apropriados e isso não se justifica, em primeiro plano em vista da nobreza da função a ser desempenhada e também porque ninguém sabe tudo, desempenhar funções na igreja é sempre um aprendizado e quando se tem experiência em vista de outros trabalhos já desempenhados é um upgrade, um incremento no seu conhecimento e isso é algo que não se perde.

Porque as obras que o Pai me confiou para que eu as realizasse, essas que eu faço testemunham a meu respeito de que o Pai me enviou. Jo 5:36